O Dr. Juan Castañedo, investigador da Universidad Internacional Iberoamericana (Universidade Internacional Iberoamericana, UNIB), em conjunto com profissionais de outras áreas, desenvolve um método que acelera a recolha e análise de dados para agilizar os processos de compras das empresas em tempo real.
No atual panorama empresarial em constante evolução, monitorizar as actividades dos vários departamentos de uma empresa pode ser um desafio. Os métodos tradicionais de recolha e análise de dados conduzem frequentemente a confusão e a uma visibilidade limitada entre departamentos. Felizmente, o advento de sistemas de informação modernos, como os sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP), oferece às organizações uma solução para estes problemas.
Os sistemas ERP fornecem um repositório centralizado para os dados de uma organização, garantindo um acesso rápido à informação em todos os departamentos. Ao considerar a organização como um todo como um sistema único e os departamentos individuais como subsistemas, os sistemas ERP integram e automatizam os dados sem problemas. Actuando como um poderoso software de gestão de processos empresariais, os sistemas ERP reúnem informações internas e externas cruciais, tais como finanças, aprovisionamento e gestão das relações com os clientes. À medida que vários eventos ocorrem numa organização, estes sistemas capturam-nos em registos estruturados, que servem como um histórico facilmente acessível para análise e avaliação.
Os auditores têm dificuldade em identificar erros contabilísticos ou actividades fraudulentas devido às limitações dos sistemas tradicionais e às ferramentas condicionais que dificultam a sua deteção. As organizações precisam de um conhecimento abrangente para tomar decisões comerciais informadas, pelo que a otimização dos processos internos é fundamental. A abordagem de modelação de processos requer um investimento significativo, e os modelos e sistemas estão frequentemente desactualizados. É aqui que a tecnologia de extração de processos brilha. Ao extrair automaticamente dados dos registos de atividade, a prospeção de processos oferece uma solução dinâmica que complementa e actualiza eficazmente os modelos de processos.
Esta tecnologia emprega uma variedade de ferramentas, estratégias e métodos para analisar os registos de atividade e extrair informações úteis. Identifica, monitoriza e melhora com precisão os processos do mundo real, apresentando métricas-chave como o desempenho, os estrangulamentos e as variações que orientam a análise dos processos. Os sistemas ERP, sendo ambientes ricos em dados, são uma excelente fonte para a extração de processos. À medida que os processos em tempo real se desenrolam num sistema ERP, os dados gerados actualizam com precisão o modelo, promovendo a agilidade das organizações para se adaptarem a requisitos em mudança.
De uma perspetiva prática, o principal domínio de aplicação da prospeção de dados é a fase de descoberta, em que os modelos de processos são revelados e analisados com base numa análise exaustiva dos registos de atividade que fornecem informações semelhantes em ambientes específicos. Ao integrar diversos algoritmos e ao tirar partido dos registos de atividade, a prospeção de processos fornece uma síntese completa e automaticamente actualizada dos modelos, captando e visualizando eficazmente os fluxos de controlo e as operações comerciais em tempo real.
A conformidade, um aspeto crítico da análise, centra-se na avaliação da exatidão dos modelos, analisando os padrões de processos descobertos ou ideais em relação a situações reais. Quaisquer desvios detectados durante a análise permitem aos auditores e decisores identificar quem, o quê, quando e onde, num determinado processo, causam desvios no processo, facilitando a monitorização de questões relacionadas com violações de políticas, falhas de eficiência ou outras violações processuais. Através de uma comparação exacta, este esforço analítico impulsionado pelos sistemas ERP garante a transformação óptima da perceção em ação no dinâmico mundo empresarial.
Em conclusão, é evidente que a utilização de sistemas ERP em conjunto com a tecnologia de prospeção de processos permite às organizações ultrapassar os obstáculos tradicionais, melhorar a eficiência e orientar a tomada de decisões com base em dados, onde entra a compra ou venda de uma organização.
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A Universidad Internacional Iberoamericana (UNIB) oferece o Mestrado em Direção Estratégica com Especialidade em Tecnologias da Informação. Este programa fornece aos alunos as bases para liderar a mudança organizacional, liderar projectos e aconselhar empresas que queiram responder à competitividade de novos negócios.