A Divisão de Registro Acadêmico da Universidad Internacional Iberoamericana (UNIB) é a unidade responsável pela custódia e gestão dos expedientes acadêmicos do corpo discente. Suas funções incluem a gestão dos registros acadêmicos, desde o processo de admissão até a outorga do grau correspondente.
O expediente acadêmico inclui a documentação de admissão e os registros relativos à trajetória acadêmica, entre os quais as transcrições oficiais de créditos provenientes da instituição de origem e as emitidas pela universidade.
Cumprimento normativo e proteção de dados
A universidade cumpre a Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), de 1974, com suas emendas posteriores, normativa federal que protege a confidencialidade dos expedientes educacionais e reconhece o direito do corpo discente de consultá-los e revisá-los de acordo com as disposições aplicáveis.
A instituição implementa medidas administrativas, físicas e tecnológicas direcionadas a garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações acadêmicas. Além disso, dispõe de infraestrutura física adequada para a conservação documental e de sistemas tecnológicos protegidos, bem como de mecanismos de backup que contribuem para a continuidade e a segurança das informações em caso de eventuais contingências. Essas ações são realizadas de acordo com as políticas institucionais de segurança e gestão documental.
Funções e responsabilidades
A Divisão de Registro Acadêmico administra os processos que documentam a trajetória acadêmica do corpo discente. Entre suas funções estão:
- Custódia e atualização de expedientes acadêmicos.
- Registro de matrículas, disciplinas aprovadas, "baixas" e progresso acadêmico.
- Verificação de qualificações e certificação do cumprimento de requisitos de graduação.
- Emissão de transcrições oficiais de créditos.
- Tramitação e expedição de diplomas.
- Convalidação e avaliação de estudos anteriores.
- Digitalização e conservação documental em conformidade com a normativa institucional.
Serviços ao corpo discente
Por meio da plataforma institucional on-line, o corpo discente pode acessar suas informações acadêmicas e gerir solicitações relacionadas ao seu expediente. A Divisão coordena suas ações com outras unidades acadêmicas e administrativas para garantir o acompanhamento dos processos acadêmicos.
Entre os serviços disponíveis estão:
- Matrícula e alterações de matrícula.
- Readmissões.
- Solicitações de "baixa", adiamento ou reincorporação.
- Emissão de certificações acadêmicas.
- Solicitação de diplomas.
- Consulta de qualificações e status acadêmico.